Das Problem: manuelle Belegerfassung kostet Zeit
Manuelle Dateneingabe kostet Stunden, Tippfehler schleichen sich ein und wichtige Informationen werden übersehen. Gerade im Mittelstand binden Rechnungen, Verträge und Lieferscheine täglich Personalzeit, die produktiver eingesetzt werden könnte.
Intelligente Dokumenten-Verarbeitung erleben
Laden Sie eine echte Rechnung oder einen Vertrag hoch und sehen Sie live, wie die KI die relevanten Daten strukturiert ausliest – ohne manuelles Abtippen.
1. Dokument hochladen
PDF, Scan oder Foto
2. KI analysiert
OCR und Struktur-Erkennung
3. Daten strukturiert
JSON, Excel oder CRM-Import
Rechnungen, Verträge und Lieferscheine werden automatisch erkannt und in ein einheitliches Format überführt.
Dokumenten-Extraktion live erleben
Dokument zur Extraktion hochladen
Unterstützt werden PDF, JPG und PNG bis 10 MB. Nach dem Upload analysiert die KI das Dokument und legt die Originaldatei und die ausgelesenen Felder direkt nebeneinander.
So läuft die Auswertung ab
Die KI extrahiert die Daten in wenigen Sekunden. Sie sehen anschließend das Original-Dokument und die strukturiert erfassten Werte – etwa Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen – in einer übersichtlichen Gegenüberstellung zur schnellen Kontrolle.
Wie funktioniert intelligente Dokumenten-Extraktion?
Die Lösung kombiniert OCR, Computer Vision und Sprachverarbeitung (NLP), um aus einem Dokument strukturierte Daten zu gewinnen. So lassen sich auch wiederkehrende, fehleranfällige Eingaben zuverlässig automatisieren.
Die Extraktion im Detail
Zuerst wird das Dokument per OCR in Text umgewandelt, dann erkennt die KI Layout und Felder, ordnet die Werte den richtigen Kategorien zu und prüft sie auf Plausibilität. Am Ende stehen saubere, strukturierte Daten bereit für den Export in CRM, ERP oder Buchhaltung.
Was erkannt wird
- Firmen, Namen, Adressen
- Beträge, Steuern, Rabatte
- Daten, Fristen, Referenzen
- Tabellen mit Positionen
- Unterschriften & Stempel
Unterstützte Formate
- PDF (auch gescannt)
- JPG, PNG, TIFF
- Mehrseitige Dokumente
- Handschriftliche Notizen
- Auch bei schwächerer Scan-Qualität
Das Ergebnis sind hohe Erkennungsgenauigkeit und eine deutlich schnellere Verarbeitung als bei manueller Eingabe – die genauen Werte hängen von Dokumenttyp und Qualität ab und werden im Pilotbetrieb gemeinsam gemessen.
Automatisierte Dokumenten-Pipeline
So fließen Ihre Belege durch den Prozess
Eingehende Dokumente durchlaufen eine klar definierte Pipeline: Upload oder E-Mail-Eingang, OCR und KI-Auswertung, Validierung und schließlich die Übergabe an Ihr Zielsystem. Jeder Schritt ist nachvollziehbar protokolliert, sodass Sie jederzeit sehen, wo ein Beleg gerade steht.
Welche Kennzahlen Sie im Blick behalten
Typische Metriken sind die Anzahl verarbeiteter Dokumente, die durchschnittliche Verarbeitungszeit pro Beleg und der Anteil der Felder, die ohne manuelle Korrektur übernommen werden konnten. Diese Werte machen den Nutzen der Automatisierung über die Zeit messbar.
Manuelle Dateneingabe vs. KI-Extraktion im Vergleich
Eine Rechnung manuell zu erfassen dauert je nach Komplexität rund 15 bis 25 Minuten. Die KI-Extraktion erledigt dieselbe Aufgabe typischerweise in unter einer Minute und reduziert dabei Tippfehler.
Vorher (manuelle Eingabe)
- Dokument öffnen und lesen (ca. 3 Min)
- Relevante Daten identifizieren (ca. 5 Min)
- In System eingeben (ca. 10 Min)
- Prüfung und Korrektur (ca. 7 Min)
- Summe: rund 25 Minuten pro Dokument
- Zusätzliche Fehlerquote durch Tippfehler
Nachher (KI-Extraktion)
- Dokument hochladen (ca. 10 Sekunden)
- KI analysiert automatisch (ca. 15 Sekunden)
- Daten werden extrahiert (ca. 5 Sekunden)
- Kurze Kontrolle der Ergebnisse (ca. 30 Sekunden)
- Summe: rund 1 Minute pro Dokument
- Spürbar weniger Fehler durch automatische Plausibilitätsprüfung
Realistische Einsparpotenziale
Schon bei einigen Dutzend Belegen pro Tag summiert sich die eingesparte Zeit auf mehrere Stunden pro Woche. Statt monotoner Dateneingabe können sich Ihre Mitarbeitenden auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren – etwa Prüfung von Sonderfällen, Kundenkontakt oder Buchhaltungsanalysen.
Ihr Dokumenten-Einsparungs-Rechner
Berechnen Sie, wie viel Zeit und Geld sich mit automatischer Dokumenten-Extraktion in Ihrem Unternehmen einsparen lässt.
Dokumenten-Mix
Geben Sie an, welche Belegarten in welcher Menge bei Ihnen anfallen – etwa Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Verträge. Je nach Mix unterscheiden sich Aufwand und Einsparpotenzial pro Dokumenttyp.
Zusätzliche Qualitätsvorteile
Neben der Zeitersparnis sinkt die Fehlerquote, Belege werden einheitlich erfasst und die Daten stehen sofort durchsuchbar im System. Das erleichtert Revision, Reporting und Monatsabschluss.
Detaillierte Aufschlüsselung
Die Berechnung zeigt eingesparte Stunden pro Monat, den entsprechenden Personalkostenwert und die Amortisationsdauer der Einführung. So erhalten Sie eine belastbare Grundlage für die Entscheidung.
Überzeugt von der intelligenten Dokumenten-Extraktion?
Sie haben gesehen, wie KI-Extraktion Ihr Team von monotoner Dateneingabe entlasten kann. So gewinnen Ihre Mitarbeitenden Zeit für Aufgaben, die wirklich Wertschöpfung bringen.
Bereit für automatische Dokumenten-Extraktion?
Eine erste Implementierung ist oft schon in 2 bis 3 Wochen einsatzbereit – inklusive Anbindung von Dokumenten-KI (z. B. Google Document AI und Claude) sowie der Integration in Ihr CRM oder ERP.
Ihr Weg zur automatischen Dokumenten-Verarbeitung
Wir starten mit der Analyse Ihrer Belegtypen, richten die Extraktion auf Ihre konkreten Dokumente ein und binden sie an Ihre Zielsysteme an. Nach einer kurzen Pilotphase mit echten Belegen geht die Lösung in den produktiven Betrieb – begleitet von Process Vision aus Zwickau.
Schnelle Integration
Setup in 2-3 Wochen
DSGVO-konform
EU-Server & Datenschutz
Sofortige Entlastung
Ab dem ersten Dokument
Ist Dokumenten-Extraktion das Richtige für uns?
In etwa 45 Minuten analysieren wir gemeinsam Ihre Dokumenten-Prozesse und identifizieren die größten Automatisierungspotenziale. Bringen Sie gern echte Rechnungen oder Verträge mit – wir zeigen live, wie das System Ihre Daten ausliest.
Was Sie erwarten können
Sie erhalten eine ehrliche Einschätzung, welche Belegtypen sich lohnen, mit welchem Aufwand zu rechnen ist und welche Einsparungen realistisch sind. Wenn die Extraktion bei einzelnen Dokumenttypen anfangs nicht sauber greift, justieren wir die Regeln im Pilotbetrieb gemeinsam nach.
Manuelle Dateneingabe bindet in vielen Betrieben täglich mehrere Stunden Arbeitszeit. Genau diese Zeit lässt sich mit automatischer Dokumenten-Extraktion Schritt für Schritt zurückgewinnen.